Wat doet een boekhouder en wanneer heb je er een nodig?

Een boekhouder legt de cijfers van een onderneming vast en ordent ze. Welke taken de boekhouder overneemt, spreekt u samen af. De meest voorkomende zijn:

• Boekingen verwerken. Verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen en banktransacties komen in het boekhoudprogramma op de juiste plek terecht.
• Btw-aangifte. Per kwartaal, maand of jaar berekent de boekhouder hoeveel btw u moet afdragen of terugkrijgt, en dient de aangifte in.
• Jaarrekening. Na afloop van het boekjaar stelt de boekhouder de balans en de winst-en-verliesrekening op. Voor een bv is dat de basis voor de jaarrekening die naar de KvK gaat.
• Belastingaangiften. De aangifte inkomstenbelasting voor een eenmanszaak of vof, of de aangifte vennootschapsbelasting voor een bv.
• Overzicht en advies. Tussentijdse cijfers, zodat u weet hoe uw bedrijf ervoor staat, en advies over bijvoorbeeld investeringen, reserveren voor de belasting of de keuze voor een rechtsvorm.

Veel boekhouders doen ook de salarisadministratie als u personeel heeft. Wat een boekhouder niet doet: jaarrekeningen controleren en daar een officiële verklaring bij afgeven. Dat is voorbehouden aan een accountant.

In de praktijk doen ze vaak hetzelfde werk. Het verschil zit in de organisatie.

Een boekhouder is meestal één persoon die zelfstandig werkt. U heeft een vast gezicht, maar bij ziekte of vakantie ligt het werk stil. Een administratiekantoor, ook wel boekhoudkantoor genoemd, is een team van boekhouders en administrateurs. Zo'n kantoor kan naast de boekhouding ook de salarisadministratie, jaarrekeningen en aangiften voor verschillende rechtsvormen verzorgen, en er is altijd vervanging.

Mibuso is een administratiekantoor in Rotterdam. U heeft bij ons één vast aanspreekpunt dat uw bedrijf kent, met een team erachter.

Er is geen wettelijke plicht om een boekhouder in te schakelen. U mag uw administratie helemaal zelf doen, zolang die volledig is en u de stukken bewaart. Toch zijn er duidelijke signalen dat hulp verstandig is:

• Uw bedrijf groeit. Meer klanten betekent meer facturen, meer boekingen en meer kans op fouten.
• U neemt personeel aan. Loonstroken, de aangifte loonheffingen en cao-regels vragen specialistische kennis.
• U heeft geen tijd meer. Elk uur dat u aan de boekhouding besteedt, gaat af van uw tijd voor klanten.
• U overweegt een bv. Een bv brengt een jaarrekening, aangifte vennootschapsbelasting en loonadministratie voor de directeur met zich mee.
• U twijfelt aan uw aangiften. Een fout in de btw-aangifte kan tot een naheffing en een boete leiden.

Ook voor een zzp'er kan een boekhouder lonen. Het werk draait dan vooral om de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting, met aandacht voor de zelfstandigenaftrek, de mkb-winstvrijstelling en andere aftrekposten waar u recht op heeft.

Een goede boekhouder doet meer dan de cijfers invoeren. Gebruik deze checklist bij uw keuze:

1. Kennis van uw rechtsvorm en branche. Een horecazaak, webshop of bouwbedrijf heeft eigen regels.
2. Duidelijke prijsafspraken. Vraag vooraf wat er in de prijs zit en wat extra kost.
3. Bereikbaarheid. Krijgt u iemand aan de lijn als u belt, en hoe snel krijgt u antwoord?
4. Eén vast aanspreekpunt. Iemand die uw bedrijf kent, hoeft niet elke keer opnieuw uitleg te krijgen.
5. Werkwijze en software. Past de manier van aanleveren bij hoe u werkt, digitaal of op papier?
6. Meedenken. Een goede boekhouder wijst u op kansen en risico's voordat er een probleem ontstaat.