Jaarrekening: wat is het en wie moet hem opstellen?

De jaarrekening is een overzicht van de financiële positie van uw onderneming aan het einde van het boekjaar, en van het resultaat dat u in dat jaar heeft behaald. Meestal loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar.

De jaarrekening heeft meerdere doelen:

• Belastingaangifte. De winst uit de jaarrekening is de basis voor uw aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
• Verantwoording. Bij een bv legt het bestuur verantwoording af aan de aandeelhouders.
• Openbaarheid. Leveranciers, klanten en banken kunnen de gedeponeerde jaarrekening van een rechtspersoon bij de KvK opvragen.
• Inzicht. U ziet zelf hoe uw bedrijf ervoor staat en kunt beter plannen.

Elke jaarrekening ziet er in de basis hetzelfde uit en bestaat uit drie vaste onderdelen:

1. De balans. Een momentopname op de laatste dag van het boekjaar. Links staan de bezittingen (activa), zoals inventaris, voorraad, debiteuren en geld op de bank. Rechts staat hoe die bezittingen zijn gefinancierd (passiva): eigen vermogen en schulden.
2. De winst-en-verliesrekening. Een overzicht van alle opbrengsten en kosten over het hele jaar. Het verschil is uw winst of verlies.
3. De toelichting. Uitleg bij de cijfers, zoals de manier waarop bezittingen zijn gewaardeerd en hoe afschrijvingen zijn berekend.

Grotere bedrijven voegen daar een bestuursverslag aan toe. Hoeveel u moet laten zien bij de KvK, hangt af van de omvang van uw bedrijf. Een microbedrijf deponeert alleen een beperkte balans, een groot bedrijf de volledige jaarrekening.

Opstellen moet iedere ondernemer in de vorm van een balans en winst-en-verliesrekening voor de belastingaangifte. Deponeren bij de KvK geldt alleen voor bepaalde rechtsvormen. Bron: KVK, jaarrekening wel of niet deponeren.

• Eenmanszaak. U hoeft geen jaarrekening te deponeren. Wel heeft u een balans en winst-en-verliesrekening nodig voor uw aangifte inkomstenbelasting.
• Vof en cv. Geen deponeringsplicht, behalve als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn. Voor de aangifte heeft u wel een balans en winst-en-verliesrekening nodig.
• Bv en nv. Wel deponeringsplicht. Het bestuur van een bv stelt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen dat bij bijzondere omstandigheden met maximaal vijf maanden verlengen. Na vaststelling deponeert u binnen acht dagen. Zonder verlenging is 8 augustus dan de uiterste datum bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, zoals bij veel dga-bv's, dan geldt in de regel 10 maanden en 8 dagen: uiterlijk 8 november. Kijk ook in uw statuten, die kunnen andere termijnen noemen.
• Stichting en vereniging. Alleen deponeringsplicht als de stichting of vereniging een onderneming heeft die twee boekjaren op rij minimaal 7,5 miljoen euro omzet maakt.

Voor alle rechtsvormen met deponeringsplicht geldt: uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Valt uw boekjaar gelijk met 2025, dan moet de jaarrekening over 2025 dus uiterlijk op 31 december 2026 bij de KvK liggen. Micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen deponeren digitaal. Bron: KVK, uiterste termijn deponeren.

Te laat deponeren is strafbaar. U kunt een boete krijgen, en gaat de bv later failliet, dan kan het bestuur persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Uitstel van de deponeringstermijn is wettelijk niet mogelijk.

Een jaarrekening kan op twee manieren tot stand komen.

Samenstellen. Een boekhouder, administratiekantoor of accountant zet de jaarrekening op basis van uw administratie in elkaar. Voor eenmanszaken, vof's en kleine bv's is dit de gebruikelijke route. Een administratiekantoor zoals Mibuso stelt uw jaarrekening samen en zorgt dat hij op tijd bij de KvK ligt.

Controleren. Een accountant onderzoekt of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en geeft daar een controleverklaring bij af. Dat is wettelijk verplicht voor middelgrote en grote rechtspersonen. Ook een bank of subsidieverstrekker kan om een gecontroleerde jaarrekening vragen.

Wilt u weten wanneer u een accountant nodig heeft en wanneer een administratiekantoor volstaat? Lees het verschil tussen een boekhouder en een accountant.