Backoffice uitbesteden: voordelen en risico's

De backoffice is het deel van uw bedrijf dat klanten niet zien. Het is de administratieve ondersteuning achter de schermen die ervoor zorgt dat de rest van het bedrijf kan draaien. De frontoffice verkoopt, adviseert en levert; de backoffice factureert, boekt, betaalt en bewaakt.

Denk aan:

• facturen maken en versturen
• betalingen van klanten opvolgen
• inkoopfacturen en bonnen verwerken
• de salarissen voorbereiden en uitbetalen
• aangiften voor btw, loonheffingen en winstbelasting
• rapportages over omzet, kosten en liquiditeit

In een klein bedrijf doet de ondernemer dit vaak zelf, tussen het andere werk door. In een groter bedrijf zijn er medewerkers voor. Backoffice uitbesteden betekent dat een externe partij, zoals een administratiekantoor, deze taken overneemt.

Tijd. Elk uur dat u niet aan administratie besteedt, kunt u besteden aan klanten, verkoop of uw vak.

Kennis. Fiscale regels, loonheffingen en btw-tarieven veranderen elk jaar. Een administratiekantoor volgt die wijzigingen beroepsmatig. U hoeft zelf niet alles bij te houden en de kans op fouten, naheffingen en boetes wordt kleiner.

Continuïteit. Met één eigen administratief medewerker staat het werk stil bij ziekte, vakantie of vertrek. Een kantoor met een team vangt dat op, zodat facturen de deur uit blijven gaan en aangiften op tijd binnen zijn.

Flexibiliteit. U betaalt voor het werk dat er is. Groeit uw bedrijf, dan groeit de dienstverlening mee, zonder dat u iemand hoeft aan te nemen of in te werken.

Overzicht. Een externe partij levert vaste, tussentijdse overzichten. Zo ziet u eerder hoe uw bedrijf ervoor staat.

Uitbesteden heeft ook nadelen. Met de juiste afspraken zijn ze goed te beperken.

Afhankelijkheid. Uw administratie ligt bij een ander. Beperk dat risico door af te spreken dat u altijd toegang heeft tot uw eigen gegevens, bijvoorbeeld in een boekhoudprogramma op uw naam. Leg ook vast hoe de overdracht verloopt als u ooit wilt overstappen.

Communicatie. Een collega op kantoor loopt u even binnen; een externe partij niet. Spreek daarom vooraf af wie uw vaste aanspreekpunt is, hoe snel u antwoord krijgt en hoe u stukken aanlevert.

Minder direct zicht. U bent niet meer zelf dagelijks met de cijfers bezig. Vraag om periodieke overzichten en plan een vast moment om ze samen door te nemen.

Kosten. Uitbesteden kost geld. Zet daar de uren tegenover die u zelf kwijt bent, en de kosten van fouten of van een eigen medewerker.

Welke backofficewerkzaamheden u uitbesteedt, bepaalt u zelf. U kunt klein beginnen en later uitbreiden.

• Boekhouding. Het verwerken van inkoop, verkoop en bank, plus de btw-aangifte en de jaarrekening.
• Debiteurenbeheer. Openstaande facturen bewaken en klanten op tijd herinneren, zodat uw geld sneller binnenkomt.
• Facturatie. Facturen opmaken en versturen namens uw bedrijf.
• Salarisadministratie. Loonstroken, de aangifte loonheffingen en jaaropgaven voor uw personeel.
• Belastingaangiften. Aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
• Tussentijdse rapportages. Kwartaaloverzichten van omzet, kosten en resultaat.

Mibuso verzorgt al deze taken. Daarnaast detacheren wij administratief personeel, bijvoorbeeld als tijdelijke vervanging op uw eigen kantoor.