Loonadministratie zelf doen of uitbesteden?

De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, omvat alles wat nodig is om uw personeel correct en op tijd te betalen en de juiste loonheffingen af te dragen. In de praktijk komen elke maand dezelfde taken terug:

• Loon berekenen. Brutoloon, toeslagen, overuren, vakantiegeld en eventuele bonussen.
• Inhoudingen berekenen. Loonheffing, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw, met toepassing van de loonheffingskorting als de medewerker daarvoor kiest.
• Loonstroken maken. Elke medewerker krijgt een loonstrook met alle bedragen.
• Aangifte loonheffingen. Meestal per maand. Aangifte en betaling moeten binnen zijn op de datum uit uw aangiftebrief; bij een maandaangifte is dat de laatste dag van de maand erna. De aangifte over mei moet dus uiterlijk 30 juni binnen zijn.
• Pensioen en cao. Premies doorgeven aan het pensioenfonds en de regels uit uw cao toepassen.
• Jaarwerk. Jaaropgaven voor uw medewerkers en de eindejaarscontrole.

Daarnaast heeft u verplichtingen als werkgever. Bij de eerste medewerker meldt u zich aan als werkgever bij de Belastingdienst. Van elke medewerker legt u een loondossier aan met een kopie van het identiteitsbewijs en de gegevens voor de loonheffingen. Wordt een medewerker ziek, dan betaalt u in de regel tot 104 weken loon door, en ook dat verwerkt u in de loonadministratie.

Voordelen

• Lagere directe kosten. U betaalt alleen voor de software, niet voor een dienstverlener.
• Direct overzicht. U heeft alle gegevens zelf in handen en kunt snel iets aanpassen.
• Inzicht in uw loonkosten. U ziet precies wat elke medewerker u kost, inclusief premies en pensioen.

Nadelen

• Tijd. Elke maand moet de verloning op tijd klaar zijn, ook als u op vakantie bent of het druk heeft.
• Kennis. Tarieven, premies en regels voor loonheffingen veranderen elk jaar. Ook cao-wijzigingen moet u zelf bijhouden.
• Risico op fouten. Een verkeerde berekening leidt tot ontevreden medewerkers, correcties en mogelijk naheffingen of boetes van de Belastingdienst.
• Software leren. Programma's als Nmbrs, Loket.nl, AFAS of Exact rekenen veel voor u uit, maar u moet ze wel goed inrichten en bijhouden.

Wie de salarisadministratie uitbesteedt, ruilt kosten in voor zekerheid en tijd. Dat zijn ook de belangrijkste redenen om het te doen.

Voordelen

• Zekerheid. Een salarisspecialist kent de regels en verwerkt wijzigingen in wet- en regelgeving op tijd.
• Tijdwinst. U levert de gegevens aan, zoals gewerkte uren, ziekte en nieuwe medewerkers. De rest gebeurt voor u.
• Continuïteit. Bij een kantoor met een team gaat de verloning ook door tijdens vakanties.
• Deadlines bewaakt. De aangifte loonheffingen gaat op tijd de deur uit.

Nadelen

• Kosten. U betaalt per loonstrook of per maand. Zet dat af tegen de uren die u zelf kwijt zou zijn.
• Afstemming. Wijzigingen, zoals een loonsverhoging of een nieuwe medewerker, moet u voor de verwerkingsdatum doorgeven.
• Minder direct. U kunt niet zelf even snel iets aanpassen in de software, tenzij u dat zo afspreekt.

Er is geen vaste grens, maar deze momenten zijn een goed signaal:

• U neemt uw eerste medewerker aan. Er komt dan veel tegelijk op u af: aanmelden als werkgever, loonheffingen, pensioen en arbeidsvoorwaarden. Een goede inrichting vanaf het begin voorkomt fouten later.
• Uw personeel groeit. Met elke medewerker komen er variabelen bij, zoals parttime uren, ziekte, verlof en toeslagen.
• U valt onder een ingewikkelde cao. Bijvoorbeeld met onregelmatigheidstoeslagen, wisselende roosters of fooienregelingen.
• U heeft een bv met een directeur-grootaandeelhouder. Ook het loon van de dga moet correct worden verwerkt.
• De verloning kost u te veel tijd. Als u elke maand uren kwijt bent, is uitbesteden vaak voordeliger dan het lijkt.

Of u de salarisadministratie zelf doet of uitbesteedt, is uiteindelijk een afweging tussen tijd, kennis en risico. Tel een paar maanden bij hoeveel uur de verloning u kost en zet dat naast een offerte. Dan ziet u wat uitbesteden in uw geval oplevert.