Btw-aangifte voor ondernemers: zo werkt het per kwartaal

U doet btw-aangifte per kwartaal, per maand of per jaar. De Belastingdienst bepaalt uw aangiftetijdvak; meestal is dat het kwartaal. Uw aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak binnen zijn. Doet u aangifte per jaar, dan moet die vóór 1 april van het volgende jaar binnen zijn. Bron: Belastingdienst, btw-aangifte doen.

Voor kwartaalaangevers gelden in 2026 deze uiterste data:

• 1e kwartaal 2026: uiterlijk 30 april 2026
• 2e kwartaal 2026: uiterlijk 31 juli 2026
• 3e kwartaal 2026: uiterlijk 31 oktober 2026
• 4e kwartaal 2026: uiterlijk 31 januari 2027

Uw persoonlijke uiterste datum en het betalingskenmerk vindt u in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Let op: ook als u in een kwartaal geen omzet heeft, moet u aangifte doen. Dat heet een nihilaangifte.

Zo pakt u de aangifte aan:

1. Verzamel uw stukken. Alle verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen van het kwartaal, plus uw bankafschriften.
2. Controleer of alles is geboekt. Elke factuur staat in uw administratie, met het juiste btw-tarief: 21%, 9% of 0%.
3. Tel de btw op uw omzet op. Dat is de btw die u aan klanten heeft gerekend en moet afdragen.
4. Tel de voorbelasting op. Dat is de btw op zakelijke inkopen en kosten die u heeft betaald.
5. Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk of verstuur de aangifte vanuit uw boekhoudprogramma.
6. Vul de rubrieken in. Omzet en btw per tarief, eventuele leveringen naar het buitenland en de voorbelasting.
7. Controleer en verstuur. Het programma berekent wat u moet betalen of terugkrijgt.
8. Betaal op tijd. Gebruik het betalingskenmerk, zodat de betaling op de juiste aangifte terechtkomt.

Levert u goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Dan doet u daarnaast een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Voorbelasting is de btw die u zelf betaalt op zakelijke inkopen en kosten, zoals materiaal, een laptop of de factuur van uw boekhouder. Die mag u aftrekken van de btw die u aan uw klanten rekent. U betaalt dus alleen btw over de waarde die u zelf toevoegt.

Een eenvoudig rekenvoorbeeld over één kwartaal in 2026:

• U factureert 10.000 euro plus 21% btw. U rekent uw klanten 2.100 euro btw.
• U koopt voor 3.000 euro plus 21% btw in. U betaalt 630 euro voorbelasting.
• Af te dragen: 2.100 min 630 is 1.470 euro.

Is de voorbelasting hoger dan de btw op uw omzet, bijvoorbeeld door een grote investering? Dan krijgt u het verschil terug. De Belastingdienst stuurt binnen 8 weken een brief en het geld staat binnen 1 week na de datum van die brief op uw rekening. Bron: Belastingdienst, btw betalen of terugkrijgen.

Te laat met de aangifte. Er geldt een coulancetermijn van 7 kalenderdagen na de uiterste datum. Daarna krijgt u een verzuimboete, in 2026 82 euro voor een te late btw-aangifte. Bron: Belastingdienst, geen of te late aangifte.

Te laat met betalen. Na de coulancetermijn volgt een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 6.709 euro. Bron: Belastingdienst, betaalverzuim.

Een fout in de aangifte. Een btw-aangifte kunt u altijd corrigeren, tot 5 jaar na het jaar waarover de correctie gaat. Gaat het om maximaal 1.000 euro, dan verwerkt u de correctie in uw eerstvolgende aangifte. Is het verschil groter, dan dient u een suppletie in via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Heeft u te weinig btw aangegeven, dan moet die suppletie binnen 8 weken nadat u de fout ontdekte binnen zijn. Ontdekt u de fout zelf voordat de Belastingdienst dat doet, dan voorkomt u vaak een boete. Bron: Belastingdienst, aangifte corrigeren.

Met de kleineondernemersregeling hoeft u geen btw te rekenen en geen btw-aangifte te doen. De KOR is bedoeld voor ondernemers in Nederland met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar. Daar staat tegenover dat u ook geen btw kunt terugvragen over uw kosten en investeringen. Gaat uw omzet in de loop van het jaar over de grens, dan moet u zich verplicht afmelden en weer btw rekenen en aangifte doen. Afmelden kan ook vrijwillig, op elk moment. Bron: Belastingdienst, kleineondernemersregeling.

Of de KOR voordelig is, hangt af van uw klanten en uw kosten. Werkt u vooral voor particulieren en heeft u weinig kosten, dan kan de regeling gunstig zijn.